Von einer Kassendifferenz wird gesprochen, wenn der tatsächliche Kassenstand und der Sollbestand in der Kasse voneinander abweichen. Wenn ein Minusbetrag in der Kasse vorhanden ist, wird dieser Betrag steuerrechtlich gesehen in den meisten Fällen als Verlust abgeschrieben. Eine Kassendifferenz bietet im Arbeitsrecht allerdings sehr häufig die Plattform für Rechtsstreitigkeiten.
Wer eine Kassendifferenz ausgleichen soll, wird dies in der Regel nicht einfach hinnehmen. Dies ist sehr häufig der Fall, wenn die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer selber für den fehlenden Betrag in der Kasse haften sollen. Diese Umstände führen sehr häufig zu einem Gerichtsverfahren. Damit ein Arbeitnehmer hierbei allerdings haftbar gemacht werden kann, muss hinsichtlich der Kassendifferenz zumindest eine mittelschwere Fahrlässigkeit nachgewiesen werden können.
Die Kassendifferenz selbst ausgleichen
Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem Unternehmen eine vorhandene Kassendifferenz selbst ausgleichen sollen, sorgt dies häufig für Streitigkeiten, welche in vielen Fällen vor Gericht enden. Daher ist es besonders wichtig, sich genau mit den geltenden Regelungen auseinanderzusetzen, wenn der Fall auftritt, dass eine Kassendifferenz im eigenen Unternehmen vorhanden ist.
In diesem Zusammenhang kommt es nämlich besonders auf die Größe des jeweiligen Unternehmens an. Bei Firmen, welche eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitern beschäftigen, greift nämlich zusätzlich auch das Kündigungsschutzgesetz. Außerdem muss eine mittelschwere Fahrlässigkeit nachgewiesen werden, damit ein Angestellter für die Differenz in der Kasse haftbar gemacht werden kann.
Müssen Angestellte eine Differenz privat ausgleichen?
Ob eine Differenz in der Kasse in einem Unternehmen ausgeglichen werden muss, hängt in erster Linie auch davon ab, ob die Schuld eindeutig nachgewiesen werden kann. Wenn beispielsweise in einem Supermarkt mehrere Angestellte Zugriff auf die Kasse haben, kann die schuldige Person in der Regel nicht eindeutig identifiziert werden.
Es kann jedoch der Fall sein, dass ein Mitarbeiter die Kassendifferenz ausgleichen muss, wenn eindeutig nachgewiesen werden kann, dass er den fehlenden Betrag schuldhaft zu verantworten hat. Im Einzelhandel kann dies im Kassenbereich beispielsweise möglich sein, wenn sich die Kassiererinnen und Kassierer mit einer persönlichen Karte im Kassensystem anmelden müssen.
Wie viel Kassendifferenz ist normal und wann wird es kritisch?
Ab wann eine Differenz in der Kasse als normal angesehen werden kann, ist von der Größe und dem jeweiligen Umsatz des einzelnen Unternehmens abhängig. Beträge von unter 20 € werden beispielsweise bei großen Supermarktketten am Ende des Jahres anders bewertet, als in kleinen Geschäften, welche einen deutlich geringeren Umsatz generieren können.
Hierdurch ist ebenfalls zu erkennen, dass die Regelungen zwischen den einzelnen Unternehmen diesbezüglich anders ausgelegt werden können. In großen Ketten findet beispielsweise eine deutlich größere Kassierleistung statt, als in kleinen Fachgeschäften, welche sich nur auf sehr spezielle Produkte festgelegt haben.
Was ist ein Manko?
Bei Kaufleuten spricht man bei einem Fehlbetrag von einem Manko. Das kann neben einer Kassendifferenz auch eine Differenz im Lager sein. Jegliche Lücke oder Differenz wird als Manko bezeichnet. Diese Differenzen werden durch Kassenprüfungen oder Lagerinventuren aufgedeckt. In der Praxis bedeutet das, dass man den Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand abgleicht. Wie viel ist tatsächlich in der Kasse und wie viel sollte drin sein. Diese beiden Beträge müssen identisch sein.
Das Manko ist eine Pflichtverletzung durch den Arbeitnehmer, da er für die korrekte Kassenführung verantwortlich ist und einen auftretenden Fehlbetrag ersetzen muss. Auch falls Falschgeld nicht erkannt wird und kassiert wird, zählt dies genauso als ein Manko, da das Falschgeld spätestens von der Bank erkannt und ersatzlos aus dem Verkehr gezogen wird.
Was ist das Mankogeld?
Viele Arbeitnehmer, die an der Kasse arbeiten, erhalten ein pauschales Mankogeld. Der Arbeitgeber bezahlt an den Arbeitnehmer eine Pauschale, die dazu dient, eine möglicherweise auftretende Kassendifferenz auszugleichen. Der Arbeitnehmer übernimmt also die Verantwortung für die Differenzen in der Kasse und gleicht einen entstehenden Fehlbetrag aus. Dies ist eine rein finanzielle Abmachung, die keinesfalls mit einem Schuldanerkenntnis gleichzusetzen ist. Die Haftung ist auf die Höhe des Mankogelds begrenzt.
Diese Regelungen sollen einen Anreiz schaffen, dass die Mitarbeiter die Kasse ordentlich und verantwortungsvoll führen. Da sich Kassendifferenzen niemals ganz ausschließen lassen, dienen sie außerdem dazu, den Arbeitgeber vor unehrlichen Mitarbeitern zu schützen. Das Betriebsklima wird ebenfalls verbessert, da nicht mehr jede Kassendifferenz zu einer pauschalen Verdächtigung der Kassenmitarbeiter führt. Die Arbeitnehmer werden durch das Mankogeld vom Verdacht der Unehrlichkeit entlastet. Der Arbeitgeber hat dadurch auch keine Beweislast mehr.
Kann ein Unternehmen das Mankogeld vom Lohn eines Mitarbeiters abziehen?
In der Praxis kann es durchaus möglich sein, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Kassendifferenz ausgleichen müssen und der jeweilige Betrag ihnen direkt vom Monatsgehalt abgezogen wird. Damit dies von einem Arbeitgeber allerdings auch vollzogen werden kann, muss zuvor im Arbeitsvertrag eine entsprechende Vereinigung über diese fehlenden Beträge getroffen worden sein.
Ohne diese Vereinbarung ist es einem Arbeitgeber nicht erlaubt, den fehlenden Betrag vom Lohn seiner Angestellten abzuziehen, um auf diese Weise die Kassendifferenz ausgleichen zu können. Personen, welche einen neuen Arbeitsvertrag im Einzelhandel unterschreiben, sollten daher in ihrem Arbeitspapier immer auf die entsprechenden Regelungen hinsichtlich der Kassendifferenz bei Ihrem Arbeitgeber achten.
Kann ein Arbeitgeber seine Angestellten bei Kassendifferenzen kündigen?
Die Kündigung eines Mitarbeiters bei einer Kassendifferenz ist nicht ohne weiteres möglich. Damit ein Angestellter in diesem Fall gekündigt werden kann, muss der jeweiligen Person zumindest ein grob fahrlässiges Verhalten vorgeworfen werden können.
Um eine Kassendifferenz auszugleichen, wird in der Praxis in der Regel zusätzlich zum Lohn des Mitarbeiters ein Mankogeld vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Im Gegenzug für den zusätzlichen Betrag haftet ein Arbeitnehmer für den Fehlbetrag. Die Haftung ist allerdings auf das Mankogeld begrenzt worden.
Muss aus der eigenen Tasche bezahlt werden, wenn die Kasse nicht stimmt?
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unter bestimmten Voraussetzungen dazu verpflichtet, die Kassendifferenz auszugleichen und aus eigener Tasche zu bezahlen. Dies ist der Fall, wenn in den jeweiligen Arbeitsverträgen entsprechende Manko Vereinbarungen getroffen worden sind.
In diesen Fällen haftet ein Arbeitnehmer für das Manko bei den Kassenbeständen. Hierbei ist anzumerken, dass diese Haftung dabei unabhängig von der Schuld des Arbeitnehmers eintritt. Für den Ausgleich erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Gegenzug allerdings das Mankogeld durch ihren Arbeitgeber.
Sämtliche Regelungen über das Mankogeld müssen direkt im geltenden Arbeitsvertrag festgehalten worden sein. Grundsätzlich ist die Mankohaftung immer auf das vereinbarte Mankogeld beschränkt.
- Mitarbeiter können haftbar gemacht werden, wenn Mankogeld vereinbart wurde.
- Die Haftung beschränkt sich immer auf die Höhe des Mankogeldes.
- Sämtliche Regelungen über das Mankogeld müssen im Arbeitsvertrag festgehalten werden.
Wer daher einen Arbeitsvertrag bei einem neuen Arbeitgeber unterschreibt, sollte sich diesbezüglich auch genau mit den Regelungen zum Mankogeld in seinem Arbeitsvertrag auseinandersetzen.
Was passiert bei einer positiven Differenz?
In der Praxis kann es ebenfalls zu einer positiven Kassendifferenz kommen. In diesem Fall ist dann zu viel Geld in der Kasse. Meistens kommt es zu einer positiven Kassendifferenz, wenn Fehler beim Herausgeben des Geldes erfolgt sind.
Daher ist es auch besonders wichtig, äußerst genau zu arbeiten, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt die Kassendifferenz nicht mehr ausgleichen müssen. In diesem Zusammenhang gilt es allerdings auch zu beachten, wie häufig eine Kassendifferenz im jeweiligen Unternehmen vorkommt.
Die Kassendifferenz berechnen
Für die Berechnung des Kassenbestandes müssen sämtliche Einnahmen und Ausgaben herangezogen werden. Die jeweiligen Daten werden dann entsprechend gegengerechnet. Auf diese Art und Weise kann eine exakte Summe bestimmt werden.
Wenn der Betrag, welcher faktisch in der Kasse vorhanden ist, nicht mit der genauen Berechnung übereinstimmt, wird von einer Kassendifferenz gesprochen. In der Praxis kann eine Kassendifferenz sowohl positiv als auch negativ sein.
Hypermoderne Supermarktkassen ohne Bargeldkontakt
Die neueste Generation von Supermarktkassen ist so gebaut, dass die Mitarbeiter im Kassenbereich nicht mehr mit Bargeld in Kontakt kommen können.
Beim Bezahlvorgang gibt der Kunde seine Münzen und Scheine in eine Einwurfschale, die für den Kassierer nicht zugänglich ist. Das System transportiert sie durch einen Geldzähler in einen verschlossenen Tresor unter dem Warentransportband. Vollautomatisch wird die Summe geprüft und gegebenenfalls ein Wechselgeld berechnet. Dieses Rückgeld bekommt der Kunde vom Kassensystem in eine Schale vor sich ausgeworfen. Ein Eingreifen des Kassenpersonals ist beim gesamten Kassiervorgang nicht möglich. Solche modernen Kassensysteme haben für alle Beteiligten Vorteile.
- Eine Kassendifferenz ist nicht mehr möglich, da der Bezahlvorgang vollautomatisch passiert.
- Der Kunde kann niemals ein falsches Wechselgeld bekommen.
- Der Kassierer kann sicher sein, dass er keine Kassendifferenz hat, da er zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf das Bargeld hat.
Der gesamte Bezahlvorgang geht viel schneller vor sich, da die menschliche Handhabung nicht mehr involviert ist. Das vereinnahmte Geld einsortieren und das passende Wechselgeld abzählen und aushändigen sind nicht mehr notwendig. Auch herunterfallende Münzen oder Scheine gehören der Vergangenheit an.
Ein Betrug mit Wechselgeld, der die Kunden schädigen kann, ist mit einem solchen Kassensystem ausgeschlossen.
Fazit
Kassendifferenzen sind für alle Beteiligten ärgerlich und sorgen für ein schlechtes Betriebsklima. Sie liegen in der Natur der Dinge und lassen sich auch mit großer Sorgfalt nicht immer vermeiden. Die Mitarbeiter haben eine Sorgfaltspflicht und bei einer Kassendifferenz haben sie diese verletzt. Eine Haftung für den entstandenen Schaden ist die Folge.
Um die Auswirkungen möglichst gering zu halten, bezahlen viele Betriebe ein Mankogeld. Dies ist eine Vereinbarung, die für alle Beteiligten Vorteile bringt. Kassendifferenzen werden mit dem bezahlten Mankogeld ausgeglichen, ohne dass damit ein Schuldanerkenntnis verbunden wäre. Es stellt einen Anreiz für eine verantwortungsvolle Kassenführung dar. Es ist ebenso ein Schutz des Arbeitgebers vor unehrlichen Mitarbeitern.
