Elektronische Rechnungen haben sich im Unternehmensalltag längst etabliert. Gesetzliche Vorgaben, vor allem im öffentlichen Bereich, und die fortschreitende Digitalisierung bewegen Unternehmen dazu, sich zunehmend mit modernen Rechnungsformaten auseinanderzusetzen. In Deutschland sind dabei zwei Formate besonders gängig: XRechnung und ZUGFeRD. Ein genauer Blick auf die Unterschiede, Einsatzmöglichkeiten und Vorteile der beiden Varianten hilft dabei, die passende Entscheidungen zu treffen und ein Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
XRechnung im Überblick
Die XRechnung ist ein klar strukturiertes, rein datenbasiertes Format, das speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde. Grundlage hierfür bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Anders als bei herkömmlichen Formaten verzichtet die XRechnung vollständig auf eine visuelle Komponente und konzentriert sich dadurch ausschließlich auf strukturierte XML-Daten. Das bedeutet: Alle relevanten Informationen – von Rechnungsbeträgen über Steuersätze bis hin zu Referenznummern – sind exakt in maschinenlesbarer Form erfasst. Diese konsequente Datenorientierung erleichtert die automatische Weiterverarbeitung durch Buchhaltungs- oder ERP-Systeme erheblich.
Was die XRechnung auszeichnet:
- Strukturierte XML-Datei ohne eingebettetes PDF
- Pflichtfelder nach europäischer Norm EN 16931
- Hohe Standardisierung und leichte Prüfbarkeit
- Keine integrierte visuelle Darstellung
- Maximale Rechtssicherheit im Umgang mit Behörden
Wo sie eingesetzt wird:
- Rechnungen an deutsche öffentliche Auftraggeber
- Projekte im Business-to-Government-Umfeld (B2G)
- Automatisierte Rechnungsverarbeitung in öffentlichen Sektor
Aber Achtung: XRechnung trennt klar zwischen Daten und Darstellung. Für eine optische Prüfung der Inhalte müssen daher separate Tools oder Viewer genutzt werden.
ZUGFeRD im Überblick
ZUGFeRD (kurz für: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verfolgt einen anderen Ansatz: Es verbindet maschinenlesbare XML-Daten mit einer direkt lesbaren PDF-Darstellung. Das erleichtert neben der Archivierung nach GoBD-Anforderungen vor allem auch die Kommunikation mit Kunden oder Unternehmen, die noch nicht auf vollständig digitale Prozesse umgestellt haben. Außerdem ist ZUGFeRD modular aufgebaut und bietet verschiedene Profile, die sich an unterschiedliche Anforderungen anpassen lassen. Dank dieser Flexibilität kann das Format in nahezu jedem Unternehmenskontext eingesetzt werden.
Was ZUGFeRD auszeichnet:
- PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Struktur
- Verschiedene Profile (z.B. Basic, Comfort, Extended)
- Lesbar auch ohne spezielle Software
- Leichte Integration in ein bestehendes Buchhaltungsmanagement
- Einheitliche Grundlage für Archivierung und Datenaustausch
Wo es eingesetzt wird:
- B2B-Geschäftsverkehr
- B2G-Projekte mit flexiblen Anforderungen
- Rechnungsversand an Kunden, die Papierformate bevorzugen
- Internes Prozessmanagement mit automatisierter Datenextraktion
XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich
Ob XRechnung oder ZUGFeRD besser für ein Unternehmen passt, hängt stark vom jeweiligen Einsatzszenario ab. Beide Formate bieten Stärken – aber gleichzeitig auch Einschränkungen.
XRechnung:
- Pluspunkte:
- Klare Standards für den öffentlichen Sektor
- Optimale Maschinenauslesbarkeit
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen bei Rechnungsstellung an Behörden
- Schwächen:
- Keine direkte visuelle Darstellung
- Wenig geeignet für Geschäftspartner ohne passende Systemunterstützung
- Separate Software zum Prüfen notwendig
ZUGFeRD:
- Pluspunkte:
- Verbindet maschinelle Lesbarkeit mit optischer Darstellung
- Flexibel für B2B und B2G einsetzbar
- Empfängerfreundlich, auch ohne spezielle Software
- Transparent und nachvollziehbar
- Schwächen:
- Je nach Profil möglicherweise nicht komplett EN 16931-konform
- Höherer Aufwand bei komplexen Anwendungsfällen
Welche Wahl sinnvoll ist
Bei der Wahl des geeigneten E-Rechnungsformats spielt für Unternehmen in den meisten Fällen der Empfänger eine wichtige Rolle. Für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern bietet die XRechnung eine rechtssichere und standardisierte Lösung, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht und eine automatische Verarbeitung durch Verwaltungsplattformen ermöglicht.
ZUGFeRD hingegen lohnt sich, wenn Rechnungen an eine vielfältige Kundengruppe gesendet werden. Die Kombination aus strukturierter XML-Datei und visuell lesbarem PDF erleichtert die Handhabung insbesondere dann, wenn auf Empfängerseite unterschiedliche technische Voraussetzungen bestehen.
Tipp: In manchen Fällen kann auch der parallele Einsatz beider Formate sinnvoll sein, um auf verschiedene Anforderungen schnell und effizient reagieren zu können. Diese Herangehensweise erhöht die Kompatibilität und sorgt für reibungslose Abläufe im Rechnungswesen.
